Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist der Betreiber von HejEcho. Kontaktangaben finden Sie im Impressum. Erreichbarkeit für datenschutzrechtliche Anfragen: info@hejecho.com.

2. Überblick zur Verarbeitung

HejEcho ist eine Plattform zur Erfassung und Auswertung von Event-Feedback. Je nach Rolle (Veranstalter/Kunde, Teilnehmer, Administrator) werden unterschiedliche Daten verarbeitet. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung des Dienstes, die Erfüllung von Verträgen oder die Einhaltung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

3. Speicherort (Frankfurt / EU)

Die von uns genutzten Systeme zur Speicherung und Verarbeitung der produktiven Daten sind in der EU angesiedelt. Personenbezogene Daten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostet. Eine Übermittlung in Drittländer ohne angemessenes Schutzniveau findet für diese Kerndaten nicht statt, soweit nicht gesondert auf spezielle Dienste (z. B. KI-Verarbeitung) hingewiesen wird und dort geeignete Garantien bestehen.

4. Sprach-Feedback und Transkripte

Wenn Teilnehmer ein sprachliches Feedback abgeben, wird die Tonaufnahme ausschließlich zur Erstellung eines Text-Transkripts verarbeitet. Nach erfolgreicher Transkription wird die Audio-Datei gelöscht; es verbleibt in der Regel nur der textliche Inhalt für die weitere Verarbeitung und Anzeige im Rahmen des jeweiligen Events. Technische Metadaten können kurzzeitig anfallen und werden im üblichen Rahmen der IT-Betriebssicherheit behandelt.

5. Kundenkonten (Veranstalter)

Bei Registrierung und Nutzung des Kundenportals verarbeiten wir z. B. Kontakt- und Anmeldedaten, Angaben zu Organisationen/Events sowie Nutzungs- und Protokolldaten, soweit erforderlich. Rechtsgrundlagen sind je nach Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Missbrauchsprävention), sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflichten).

6. Aufbewahrung und Löschung

Event-bezogene Inhalte (z. B. Feedback-Texte) werden nur so lange gespeichert, wie es für den Zweck der Plattform und die vertraglichen Vereinbarungen erforderlich ist — insbesondere erfolgt eine automatische Datenlöschung 14 Tage nach Ende der jeweiligen Veranstaltung, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Kunden können darüber hinaus Lösch- und Berichtigungswünsche geltend machen (siehe unten).

7. Auskunft und DSGVO-konforme Datenberichte für Kunden

Veranstalter mit Kundenkonto können bei uns Auskünfte und Auswertungen zu den sie betreffenden, verarbeiteten Daten im Sinne der DSGVO anfragen. Dazu zählen insbesondere die in Art. 15 DSGVO genannten Informationen sowie — wo anwendbar — die Bereitstellung von Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO.

Stellen Sie solche Anfragen bitte per E-Mail an info@hejecho.com. Wir bearbeiten berechtigte Anträge innerhalb der gesetzlichen Fristen. Zur Identifikation kann die Verwendung der bei der Registrierung hinterlegten E-Mail-Adresse erforderlich sein.

8. Ihre Rechte

Sie haben — soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind — insbesondere:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

9. KI-gestützte Verarbeitung

Zur Transkription und inhaltlichen Aufbereitung können KI-Dienste eingesetzt werden. In diesen Fällen werden nur die dafür notwendigen Inhalte übermittelt. Wir wählen Anbieter und Vertragsgestaltung so, dass ein datenschutzkonformer Betrieb gewährleistet ist (u. a. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, wo erforderlich).

10. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei weiterentwickelten Funktionen oder geänderten Rechtslagen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.